En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Comisión Colombiana de Juristas informa la política aplicable por la entidad para el tratamiento y protección de datos personales.
La Comisión Colombiana de Juristas, en adelante la CCJ, es una organización no gubernamental con estatus consultivo ante Naciones Unidas, filial de la Comisión Internacional de Juristas (con sede en Ginebra, Suiza), y de la Comisión Andina de Juristas (con sede en Lima, Perú), con personería jurídica obtenida por Resolución 1060 del 18 de agosto de 1988 de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Dirección y domicilio: Carrera 15 A Bis No. 45-37 (código postal 111311), Bogotá, D.C.
Teléfono: 7449333
Correo electrónico: info@coljuristas.org
NIT: 800.046.029-3
La presente política es aplicable a todo el público en general, sean personas naturales o jurídicas, que sean legalmente los titulares de los datos suministrados por cualquier medio a la CCJ, y que por lo tanto deban ser protegidos bajo los términos legales.
De esta manera, la CCJ manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la CCJ cualquier tipo de dato personal, podrán conocerla, actualizarla o rectificarla.
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado de la/el titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida a la/el titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de la/el titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la CCJ aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice la CCJ o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado de la/el titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, la CCJ garantizará a la/el titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, y a las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de la CCJ, será de medio.
Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por la CCJ, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que en la CCJ administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de las/los titulares de los datos personales:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la CCJ en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la CCJ para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
c. Ser informado por la CCJ, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la CCJ.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de niñas, niños y adolescentes.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niñas, niños y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el interés superior de niñas, niños y adolescentes.
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de niñas, niños y adolescentes.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan niñas, niños y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niñas, niños y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
La CCJ reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos.
Por lo tanto, la CCJ utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por la/el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, la CCJ tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por la/el titular para el tratamiento de datos personales.
c. Informar debidamente a la/el titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos de la/el titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información de la/el titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte de la/el titular.
k. Informar a solicitud de la/el titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
p. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por la/el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Usar los datos personales de la/el titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
La CCJ requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de la/el titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
La autorización a la CCJ para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
La CCJ obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte de la/el titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por la CCJ de manera previa al tratamiento de los datos personales.
La CCJ conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia la CCJ podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
Las/Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la CCJ para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
La CCJ establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan a la/el titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto la CCJ deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros.
En este último caso, la CCJ podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
El tratamiento de los datos personales de aspirantes, empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual la CCJ tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de organización no gubernamental, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
a. Realizar el envío de información relacionada con actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y servicios ofrecidos por la CCJ.
b. Desarrollar la misión de la CCJ conforme a sus estatutos.
c. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las organizaciones no gubernamentales, incluyendo pero sin limitarse a cualquier requerimiento de las autoridades locales.
d. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
e. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
f. Realizar encuestas relacionadas con los servicios de la CCJ.
g. Desarrollar actividades conforme a sus estatutos.
h. Mantener en contacto a personas y entidades con intereses o actividades afines.
i. Informar y desarrollar actividades sobre oportunidades de empleos y eventos.
j. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
Para el tratamiento de datos personales de niñas, niños y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.
Para el caso de datos personales sensibles, la CCJ podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a. La/El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital de la/el titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización de la/el titular.
d. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de las/los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada de la/el titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición de la/el titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica a la/el titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de la CCJ y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos de la/el titular.
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que la/el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar a la/el titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
Para garantizar el derecho de acceso de la/el titular de los datos, la CCJ pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo de la/el titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir a la/el titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal de la/el titular que repose en la CCJ, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación de la/el titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales la CCJ garantiza:
La/El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la CCJ, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
La CCJ rectificará y actualizará, a solicitud de la/el titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
La/El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a la CCJ su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la CCJ. Sin embargo este derecho de la/el titular no es absoluto y en consecuencia la CCJ podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
a. La/El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados de la/el titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
La CCJ se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar como confidencial determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.
La CCJ procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la CCJ adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En cumplimiento de la misión institucional y de la planeación institucional de la CCJ, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con la CCJ, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la CCJ.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, la CCJ tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la CCJ y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la CCJ, no requerirán ser informadas a la/el titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
La CCJ, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
b) para cumplir con procesos jurídicos;
c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
e) para proteger nuestras operaciones;
f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
La CCJ será la responsable del tratamiento de los datos personales.
La Oficina de Comunicaciones será la encargada del tratamiento de los datos personales, por cuenta de la CCJ.
La presente política rige a partir del 1° de noviembre de 2016 y deja sin efecto cualquier otro documento que al respecto hubiera podido adoptar la CCJ.
Gustavo Gallón Giraldo
Director